目次
社員の名刺掲載内容（現在使用している名刺の内容）を保管・共有する方法は、Excelだけではありません。
前回の記事では、保存場所や入力ルールを決めることで、Excelでも長く使える管理方法になることを紹介しました。
一方で、会社の規模や運用方法によっては、Excel以外の管理方法が使いやすい場合もあります。
この記事では、紙やPDF、メール、NASやクラウドストレージ、専用フォーム、専用システムなど、それぞれの特徴を紹介します。どの方法が優れているかではなく、自社に合った管理方法を選ぶための判断材料としてご覧ください。
前回の記事
「社員の名刺掲載内容をExcelで管理する方法｜担当者が変わっても困らない運用のポイント」もあわせてご覧ください。
名刺掲載内容はExcel以外でも管理できる
結論として、名刺掲載内容の管理方法はExcelだけではありません。
紙やファイル、PDF、メール、NASやクラウドストレージ、専用フォーム、専用システムなど、会社の運用に合わせてさまざまな方法を選べます。
これから会社を始める場合や、名刺管理の担当者が変わる場合は、最初に管理方法を整理しておくと、その後の発注や情報更新を進めやすくなります。
すでに別の方法で管理している会社も、現在のやり方とほかの選択肢を比べることで、自社に合っているかを確認できます。
この記事では、それぞれの特徴や向いている会社、注意点を紹介します。新しい方法へ変更することを目的にするのではなく、自社に合った管理方法を選ぶための判断材料としてご覧ください。
名刺掲載内容を管理・共有する主な方法
管理方法にはそれぞれ特徴があります。まずは全体像を比べ、自社の運用に近いものを確認しましょう。
| 管理方法 | 主な用途 | 向いている会社 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 紙やファイル | 名刺掲載内容や印刷済み 名刺の保管 | 社員数と発注数が 少ない会社 | 最新版が分かりにくい |
| 完成した名刺の確認・保管 | 閲覧や最終確認が 中心の会社 | 内容を直接編集できない | |
| メール | 発注履歴・やり取りの保存 | 発注件数が少ない会社 | 件名や書き方など管理 ルールを決める必要がある |
| NASや
クラウドストレージ | ExcelやPDFなどの共有 | 複数人で管理する会社 | フォルダ構成や更新ルールを決める必要がある |
| 専用フォーム | 名刺の発注依頼 | 入社や異動が多い会社 | 掲載内容の変更時は社内や印刷会社との確認が必要な場合がある |
| 専用システム | 名刺の発注・履歴管理 | 社員数や拠点数が多い会社 | サービスごとに管理できる内容が異なるため、自社の運用に合うか確認することが大切 |
どの管理方法にもメリットと注意点があります。管理方法を変更することが目的ではなく、自社の運用に合った方法を選ぶことが大切です。
紙やファイルで保管する方法
紙は、社員数と発注回数が少ない会社で使いやすい方法です。
名刺掲載内容をまとめた資料や印刷済み名刺を、紙やファイルで保管します。
パソコン操作に慣れていない担当者でも扱いやすく、手軽に始められます。
一方で、最新版を探しにくいことや、複数人で確認しづらいことが課題です。保管場所によっては、紛失や劣化の心配もあります。
過去の履歴をすぐに確認したい会社や、複数人で管理する会社には、あまり向いていません。
PDFで共有・保管する方法
PDFは、管理の中心ではなく、確認や保管に向いている手段です。
印刷前の最終確認や、社内で完成イメージを共有するときに利用できます。
レイアウトを崩さず共有できる点は便利ですが、PDFそのものを管理用のデータとして更新するのは不向きです。
内容を変更するたびに新しいPDFを作る必要があるため、ファイル名や保存場所を決め、最新版が分からなくならないようにしましょう。
メールで管理する方法
メールは、発注件数が少なく、変更の都度依頼する会社に向いています。
「部署異動があった」「役職が変わった」など、その都度メールで名刺情報を連絡します。
履歴が残るため、いつ誰が依頼したかを確認しやすい点はメリットです。
一方で、件名や書き方が統一されていないと、必要な情報を探しにくくなります。
発注件数が増えてきた場合は、メールだけで管理する負担が大きくなることがあります。
共有フォルダ（NASやクラウドストレージ）を使う方法
ExcelやPDFなどの名刺データを共有フォルダへ保存し、複数人で共有します。
NASやクラウドストレージは、複数人で同じ情報を確認したい会社に向いています。
共有フォルダにExcelやPDFなどを保存し、まとめて管理します。
社内の複数人が同じ情報を確認できるため、担当者だけがデータを持っている状態を防ぎやすくなります。
ただし、フォルダ構成やファイル名のルールが決まっていないと、目的のデータを見つけにくくなります。
保存場所を共有するだけではなく、誰が更新するか、どのファイルを最新版とするかも決めておくことが大切です。
複数人で編集する場合は、誤って最新データを上書きしないよう、編集権限や更新ルールを決めておくと安心です。
専用システムで管理する方法
専用システムは、名刺の発注や履歴管理を効率化したい会社に向いています。
名刺の発注や履歴管理を効率よく行える仕組みです。
部署ごとの承認や履歴管理など、複数の工程をまとめられるため、社員数が多い会社や拠点が複数ある会社で使われています。
一方で、導入前には現在の運用を整理する必要があります。
現在の業務に合わない仕組みを取り入れると、かえって手間が増えることもあります。どのような申請や承認が必要かを確認してから検討しましょう。
管理方法を選ぶ前に確認したいこと
管理方法を選ぶ前に、まずは自社の運用を整理しておくことが大切です。
名刺の管理方法は、会社によって向いている方法が異なります。
これから会社を設立する場合、名刺管理の担当者が変わる場合、現在の管理方法を見直したい場合など、状況によって重視したいポイントも変わります。
まずは現在の運用や今後の予定を整理すると、自社に合った管理方法を選びやすくなります。
これから会社を設立する場合
会社を設立したばかりで社員数が少ない場合は、無理に複雑な管理方法を導入する必要はありません。
まずは、名刺に掲載する内容や更新方法、発注の流れを決めておくことが大切です。
最初に管理ルールを決めておくことで、社員が増えたときも運用しやすくなります。
名刺管理の担当者が変わる場合
担当者が交代する際は、管理方法だけでなく、データの保存場所や更新ルール、発注方法も引き継ぐことが重要です。
担当者しか分からない管理方法になっていると、異動や退職の際に情報を探す手間が増えてしまいます。
誰が担当しても同じように管理できる仕組みを意識すると、引き継ぎもしやすくなります。
現在の管理方法を見直したい場合
管理方法を変更する前に、現在困っていることを整理してみましょう。
例えば、「最新版が分からない」「更新漏れがある」「発注履歴を探しにくい」などの課題が分かれば、自社に合った管理方法を選びやすくなります。
新しい管理方法を導入することではなく、現在の課題を解決できることを基準に考えることが大切です。
まとめ｜自社に合った管理方法を選ぶことが大切です
名刺掲載内容の管理方法には、紙やファイル、PDF、メール、NASやクラウドストレージ、専用フォーム、専用システムなど、さまざまな方法があります。
それぞれにメリットや注意点があり、どの方法が最適かは会社の規模だけで決まるものではありません。
会社を設立したばかりの場合、担当者が交代する場合、現在の管理方法を見直したい場合など、それぞれの状況によって使いやすい方法は変わります。
まずは現在の運用や今後の会社の状況を整理し、自社に合った管理方法を選ぶことが大切です。
管理方法を見直すことで、日々の情報更新や名刺発注がスムーズになり、担当者が変わった場合でも引き継ぎしやすい運用につながります。
BATON PRINTでは、現在ご利用いただいている会社のうち、半分以上がPDFとメールを組み合わせて名刺掲載内容を管理しています。また、ご相談いただく会社は10〜30名程度の規模が多く、現在の運用を大きく変えずに管理を続けたいというご要望もよくあります。必ずしも専用システムを導入する必要はなく、自社の規模や運用に合った方法を選ぶことが大切です。
よくある質問
Q. 名刺管理はExcelでは限界がありますか？
Excelは、運用ルールを決めて管理すれば、多くの会社で活用できる管理方法です。保存場所や入力ルール、更新ルールを統一しておくことで、担当者が変わった場合でも管理しやすくなります。
一方で、社員数や拠点数が増えたり、発注件数が多くなったりすると、メールや専用フォーム、専用システムなど、ほかの管理方法が向いている場合もあります。 まずは現在の運用を整理し、自社に合った方法を選ぶことが大切です。
詳しい運用方法は、前回の記事「社員の名刺掲載内容をExcelで管理する方法｜担当者が変わっても困らない運用のポイント」もご覧ください。
Q. PDFだけで名刺情報を管理できますか？
PDFは確認や保管には便利ですが、管理用のデータとしては向いていません。内容を変更するたびに新しいPDFを作る必要があるため、最新情報を管理するにはExcelや専用フォームなどと組み合わせると分かりやすくなります。
Q. 名刺管理システムは社員数が少なくても導入した方がよいですか？
会社によって異なります。社員数が少なくても、異動や採用が多い会社では便利な場合があります。一方で、現在の運用で問題がなければ、無理にシステムへ切り替える必要はありません。
Q. 名刺の発注方法は途中で変更できますか？
会社の運用に合わせて変更を検討することはできます。Excelから専用フォームへ変更したり、専用システムを利用した管理へ移行したりする会社もあります。現在の運用方法や利用しているサービスによって対応は異なるため、まずは現在の運用を整理した上で検討するとよいでしょう。
Q. 名刺の発注方法について相談だけでもできますか？
もちろんです。BATON PRINTでは、名刺専門の担当者が現在の運用方法を伺いながら、発注方法や管理方法についてご相談をお受けしています。Excelやメール、申込フォーム、専用システムなど、お客様の運用方法に合わせた対応実績がありますので、「今のやり方で問題ないか相談したい」という段階でもお気軽にご相談ください。
管理方法に迷ったらご相談ください
会社によって、名刺掲載内容の管理方法や発注の流れは異なります。
BATON PRINTでは、20年以上・500社以上の名刺づくりで培った経験をもとに、Excel、メール、専用フォーム、専用システムなど、お客様の運用に合わせた名刺の発注・管理に対応しています。
「現在の管理方法で問題ないか確認したい」「どの方法が自社に合っているか相談したい」という場合は、こちらも参考にしてください。▶ 法人向け名刺発注・管理サービス
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