新入社員の名刺は、いつ準備すればよいのでしょうか。入社前に全員分を用意する会社もあれば、研修が終わり、配属先が決まってから作る会社もあります。
実際には、新入社員全員の名刺を同じタイミングで作る必要はありません。大切なのは、名刺を使い始める時期と、部署・役職・連絡先などの情報が確定する時期に合わせて準備することです。
この記事では、新入社員の名刺を作るタイミングや準備の流れ、20人分を注文する場合の費用例を紹介します。
新入社員の名刺はいつ作るのがいい？
新入社員の名刺は、入社日ではなく、実際に使い始める時期に合わせて準備するのがおすすめです。
| 新入社員の状況 | 名刺を作るタイミング |
| 入社直後から社外の人と会う | 入社前に準備 |
| 研修中に社外訪問がある | 研修で使う前に準備 |
| 研修中は名刺を使わない | 配属先が決まってから |
| 部署や連絡先が未確定 | 情報が確定してから |
| 営業職など一部の社員だけ必要 | 必要な社員から先に準備 |
入社直後から名刺が必要な場合
営業職など、入社直後から取引先との打ち合わせや社外訪問が予定されている場合は、入社前に名刺を用意しておくと安心です。氏名・部署・役職・連絡先などが確定していれば、事前にデータ作成や印刷を進められます。
研修後・配属先が決まってから名刺を作る場合
入社後しばらくは社内研修が中心で、名刺を使う予定がない場合は、配属先が決まってから作る方法があります。部署名や連絡先が確定してから作ることで、情報の変更による作り直しを減らせます。
新入社員全員の名刺をまとめて作る必要はある？
全員分の情報が揃うまで待たず、必要な社員から先に作る方法もあります。
必要な社員から先に注文する
例えば、営業職の名刺は入社前に作り、配属先が決まっていない社員の名刺は後から注文する方法があります。
全員分の情報が揃うまで待たず、必要な社員から順番に発注できます。
研修中だけ必要なら、まずは少ない枚数で用意する
研修中に取引先や外部の研修担当者と会うため、一時的に名刺が必要になることもあります。ただし、研修後に部署名や役職が変わる可能性がある場合、大量に印刷すると使い切れないことも考えられます。
そんなときは、まず必要な枚数だけ用意するという方法もあります。BATON PRINTでは20枚と100枚の2種類から注文枚数を選べるため、研修中は20枚、正式な配属先が決まってから100枚を印刷するなど、状況に合わせた注文ができます。
新入社員の名刺は何日前から準備すればいい？
名刺の準備に必要な日数は、デザインデータの有無や注文人数によって異なります。BATON PRINTでは、印刷用データが完成している場合、通常3営業日で出荷できます。
新しくデザインを作る場合や、複数人分の情報を確認する場合は、その分の時間も考えて準備しましょう。
名刺作成に必要な情報を揃える
名刺をスムーズに作成するために、まずは掲載する情報を確認しましょう。氏名、部署名、役職名、電話番号、メールアドレス、会社住所などが基本です。会社によってはQRコードや英語表記も必要になります。
複数人分を注文する場合は、社員ごとに情報をまとめておくと、データ作成や確認をスムーズに進められます。
関連記事：社員の名刺掲載内容をExcelで管理する方法｜担当者が変わっても困らない運用のポイント
データ作成から印刷・発送までのスケジュール
新入社員の名刺を使用する14日前から準備する場合のスケジュール例です。
| 時期の目安 | 準備すること |
|---|---|
| 14日前 | 社員情報・デザイン・枚数を確認して注文 |
| 13〜8日前 | データ作成・修正・仕上がり確認 |
| 7日前までを目安 | 最終データの確認・確定 |
| データ確定後 | 通常3営業日で出荷 |
※上記はスケジュールの一例です。データの作成・修正にかかる日数は内容によって異なります。使用開始日が決まっている場合は、お早めにご相談ください。
配属先が直前まで決まらない場合は？
配属先や連絡先が決まるのが遅くなり、名刺の準備期間が短くなる場合もあります。そのようなときは、確定している情報と名刺を使いたい日を伝えて、早めに印刷会社へ相談しましょう。BATON PRINTでも納期の相談が可能です。ただし、対応できる日程は注文内容や進行状況によって異なります。
新入社員の名刺はどのように注文する？
社員情報を揃えて注文し、印刷前に仕上がりデータを確認するのが基本的な流れです。
注文から納品までの基本的な流れ
①社員情報を揃える → ②注文する → ③データ作成・修正 →④ 版下（仕上がりデータ）の確認 → ⑤OKの返信 → ⑥印刷 →⑦ 発送・納品
BATON PRINTでは会員登録やログインをせずに注文することができます。注文後は担当者とメールでやり取りをしながら進められます。詳しい注文方法は、関連記事「ログイン不要で名刺を注文。担当者と確認しながら進めるという選択肢」で紹介しています。
会社共通のデザインがあれば、社員情報の差し替えで対応できる
すでに会社共通の名刺デザインがある場合は、全員分を一からデザインする必要はありません。共通デザインを使い、社員ごとの氏名・役職名・メールアドレス・QRコードなどを差し替えて作成できます。
新入社員20人分の名刺を作ると費用はいくら？
名刺をデザインから作る場合と、データやテンプレートを利用する場合では費用が変わります。ここでは、新入社員20人分を注文する場合の料金例を紹介します。
新規デザインとデータ入稿・テンプレート入稿の料金比較
マシュマロCoC ホワイトを使用し、20人分を各100枚、両面印刷する場合の想定です。
| 項目 | 新規デザイン作成 | データ・テンプレート入稿 |
| デザイン費（両面） | 12,000円 （片面 6,000円） | 0円 |
| データ入れ替え費（500円×19人） | 9,500円 | 0円 |
| 基本印刷料金（3,300円×20人） | 66,000円 | 66,000円 |
| 20人分の合計 | 87,500円 | 66,000円 |
1人目と2人目以降で料金が違うのはなぜ？
新規デザインの場合、最初の1人分は会社共通の名刺デザインを作成します。残り19人分は、そのデザインを使って氏名・役職名・メールアドレス・QRコードなどを差し替えるため、通常の片面データ入れ替え費は1人500円です。また、印刷に使えるデータやテンプレートを利用する場合は、新規デザイン費が不要になるため、費用を抑えられます。
追加料金がかかるのはどんな場合？
支店ごとの地図を新しく作成したり、似顔絵を変更したりする場合は、通常のデザイン制作費（片面6,000円）に加えて、別途制作費と制作日数が必要になります。制作内容に応じてお見積もりや納期をご案内しますので、お気軽にご相談ください。
なお、BATON PRINTの標準仕様では、片面・両面、モノクロ・フルカラーによる印刷料金の違いはなく、基本料金に印刷代・用紙代・基本配送料が含まれています。一部の特殊紙やサイズ変更などは別途料金が必要です。
新入社員の名刺は、会社の予定に合わせて準備しよう
新入社員の名刺は、全員同じタイミングで作る必要はありません。入社直後から必要な社員は先に準備し、研修中だけ使う場合は少量で用意する。配属先が決まってから正式な名刺を作る方法もあります。 大切なのは、名刺を使う時期と、情報が確定する時期に合わせて準備することです。BATON PRINTでは、20年以上の実績と500社以上との取引経験をもとに、法人の名刺作成や発注方法についてご相談を承っています。新入社員の人数や使用開始日、配属先の確定状況などをお知らせいただければ、会社の予定に合わせた準備方法をご提案します。
よくある質問
新入社員全員の情報が揃っていなくても注文できますか？
はい。部署や連絡先が確定している社員から先に注文できます。ほかの社員は情報が揃ってから別のタイミングで注文することも可能です。
100枚より少ない枚数でも名刺を注文できますか？
はい。BATON PRINTでは、20枚と100枚の2種類から注文枚数を選べます。20枚印刷は、新入社員の研修中や、部署異動等で一時的に名刺が必要な場合、イベント用に少量だけ用意したい場合などに便利です。
新入社員の名刺は何日前までに注文すればよいですか？
BATON PRINTでは、印刷用データが完成している場合、通常3営業日で出荷しています。ただし、新しくデザインを制作する場合や、内容の確認・修正が必要な場合は、その分の日数がかかります。使用日が決まっている場合は、余裕を持ってご相談ください。
20人分の名刺はまとめて配送してもらえますか？
はい。複数の社員の名刺を同梱して発送できます。同梱をご希望の場合は、ご注文時に備考欄へ「同梱希望」とご記載ください
会社の名刺デザインがすでにある場合、デザイン費はかかりますか？
印刷に使用できるデータをご入稿いただく場合、デザイン費はかかりません。データに不備がある場合は、修正内容をご案内し、お客様に修正・再入稿をお願いしています。
BATON PRINTでデータを修正する場合や、現物の名刺からデータを再現する場合は、別途制作費がかかります。費用は内容に応じてお見積もりもご案内できます。
▶︎ 名刺の元データがないときは？現物や写真から再現する方法
新入社員の名刺準備・まとめてのご注文もご相談ください
新入社員の名刺は、入社や配属のタイミングに合わせて、必要な社員から準備することもできます。
BATON PRINTでは、20枚・100枚の注文に対応しています。複数人分の名刺作成や、データの準備、納期についても、名刺専門の担当者がご相談を承ります。
新入社員の名刺をまとめて準備したい方は、お気軽にお問い合わせください。