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社員の名刺発注は、会社の人数と確認の流れに合う方法を選ぶことが大切です。少人数ならメールでも進めやすいですが、社員が増えるとExcelやフォームの方が管理しやすくなります。30人以上の社員がいる会社や、印刷物の発注が多い会社では、専用システムや専用フォームも検討するとよいです。費用、納期、色、データ管理も早めに確認しておくと、あとで慌てにくくなります。
社員数が増えるほど、名刺発注では確認する項目が増えます。氏名、役職、部署、メールアドレス、電話番号などを正しくそろえる必要があるためです。
社員が増えたら、名刺の発注方法を見直す
1人分であれば比較的スムーズに確認できますが、人数が増えると入力ミスや確認漏れが起きやすくなります。
特に入社、異動、組織変更の時期は注意が必要です。
30人以上なら専用システムや専用フォームも検討する
30人以上の社員がいる会社なら、専用システムを使った名刺発注も選択肢になります。社員数が増えるほど、誰が発注したか、誰の確認が済んでいるか、どのデータが最新版かを管理する必要が出てきます。
発注方法は会社の管理方法に合わせて選ぶ
BATON PRINTでは、Excel、メール、専用システム、申込フォームなど、お客様のやり方に合わせた発注・管理に対応しています。専用システムや専用フォームの作成についても相談できます。20年以上の実績と500社以上との取引があり、会社ごとの管理方法に合わせて進め方を相談できます。
「法人様向け名刺作成・印刷サービス – 特徴と流れ」もご参照ください。
Excelでの名刺発注が向いている会社
複数人分を一覧で確認したい会社には、Excelでの発注が向いています。社員名簿や人事情報と合わせて管理しやすい方法です。
複数人分を一覧で確認しやすい
たとえば、新入社員が複数名いる場合や、部署異動が多い会社では、一覧で確認できることが利点です。氏名、ふりがな、部署、役職、電話番号、メールアドレス、住所などを列ごとに分けると、確認しやすくなります。
ただし、Excelは自由に入力できる分、表記ゆれが出やすいです。「営業部」と「営業部門」のように、同じ意味でも書き方が変わることがあります。旧データを上書きしてしまうこともあります。
入力ルールを決めるとミスを減らしやすい
そのため、Excelの中に注意書きを入れておくことが大切です。ふりがなは必須にする。日本語表記とローマ字表記の書き方をそろえる。苗字と名前の間は半角を空ける。部署の電話番号を入れる。携帯番号が必要な人だけ入力する。こうしたルールを先に書いておくと、確認の手間を減らしやすくなります。
特に注意したいのは、氏名の表記です。旧漢字、外字、ローマ字の大文字小文字、苗字と名前の間の半角スペースは、仕上がりにそのまま反映されます。部署名や役職名も、社内で正式な表記を決めておくと確認しやすくなります。
あわせて読みたい：【完全ガイド】名刺の英語表記｜役職・住所から会社名まで一覧で解説
メールでの名刺発注が向いている会社
少人数や不定期の発注であれば、メールでの発注も進めやすい方法です。急ぎの確認や、細かい相談をしながら進めたい場合にも向いています。
少人数や不定期の発注に向いている
たとえば、月に1〜2件だけ名刺を作る会社なら、メール発注で十分スムーズに管理できます。過去のやり取りが残るため、確認内容を見返しやすい点もあります。
一方で、人数が増えるとメールだけでは管理しにくくなります。複数の部署から別々に依頼が来ると、どれが最新版か分からなくなることがあります。添付ファイルの差し替えや、本文内の修正指示も見落としやすくなります。
件名と記入項目をそろえると管理しやすい
メールで発注する場合は、件名と記入項目をそろえると管理しやすくなります。たとえば、件名に「名刺発注/氏名/部署名」を入れます。本文には、氏名、部署、役職、電話番号、メールアドレス、希望枚数、希望納期を同じ順番で書きます。こうした決まりを作ることで、確認の負担を軽減しやすくなります。
フォーム発注が向いている会社
入力漏れを減らしたい会社には、フォーム発注が向いています。必要な項目をあらかじめ決められるため、情報を集めやすくなります。
入力漏れを減らしやすい
社員本人や各部署の担当者がフォームに入力し、総務が確認してから発注する流れにすると、管理しやすくなります。特に、入社が多い会社や、支店・部署が分かれている会社には向いています。
フォームでは、必須項目を設定できます。氏名、ふりがな、部署、役職、メールアドレス、希望枚数などを必須にすれば、情報不足による確認戻しを減らしやすくなります。
専用フォームを作ると社内運用に合わせやすい
BATON PRINTでは、会社ごとの運用に合わせた専用フォームの作成も相談できます。たとえば、部署名を選択式にする、名刺の種類を選べるようにする、必要な人だけ携帯番号を入力できるようにするなど、発注しやすい形に整えることができます。作成範囲や費用は、運用内容によって変わる可能性があるため、事前に確認すると安心です。
ただし、フォームを作るだけでは十分ではありません。誰が入力するのか。誰が承認するのか。いつ印刷会社に送るのか。この流れを決めておく必要があります。運用ルールがないと、フォームに情報が集まっても発注が止まることがあります。
発注方法を選ぶときの確認点
発注方法は、使いやすさだけで選ばない方が安全です。人数、頻度、確認者、データ管理、印刷前の確認方法を見て選ぶと失敗しにくくなります。
発注する人数と頻度
まず、発注する人数と頻度を確認します。年に数回、数名だけならメールでも進めやすいです。毎月複数名の発注があるなら、Excelやフォームの方が管理しやすくなります。
社内で確認する人数
次に、社内で確認する人数を見ます。総務だけで確認するのか。各部署長も確認するのか。本人確認が必要なのか。確認者が増えるほど、一覧化や入力ルールが重要になります。
名刺データを誰が管理するか
最後に、名刺データを誰が管理するかを決めます。印刷会社側で過去データを管理できる場合は、増刷や部署変更のときに進めやすくなります。BATON PRINTでは、名刺専門の担当者がつき、色やデータの管理、引き継ぎを安定して行いやすい体制があります。
注文後のPDF確認で表記と仕上がりを確認する
BATON PRINTでは、フォームでもExcelでも、ご注文後にPDFの印刷データをご確認いただきます。氏名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどに間違いがないか、印刷前に確認できます。
文字だけでなく、名刺全体の仕上がりも確認できます。初めての発注や複数人分のまとめ発注でも、印刷前に確認できる流れがあるため、安心して進めやすくなります。
文字の大きさや見やすさに不安がある場合は、以下の記事もご参照ください。
あわせて読みたい：[名刺におけるフォントサイズの重要性と選び方]
費用・納期・色・データの不安は先に確認する
発注方法を決めるときは、費用や納期も合わせて確認しましょう。
発注の流れだけ整えても、料金条件や出荷日が分からないと社内案内がしにくくなります。
標準仕様の料金範囲を確認する
BATON PRINTでは、標準仕様の場合、片面・両面・モノクロ・フルカラーが用紙代・配送料込み（ネコポス）で追加料金はかかりません。出荷までは平均3営業日です。納期の相談も可能です。
お届け日の指定をご希望の場合は、プラス400円で宅急便への変更も可能です。
配送先によって納期に余裕を見る
配送は全国対応です。ただし、配送先が関西より西の一部地域、北海道、九州、沖縄、離島などの場合は、到着までに時間がかかることがあります。関東からの発送でも、配送会社、発送時間、届け先の郵便番号によって到着予定日は変わります。急ぎの場合は、発注前に届け先の地域と希望日を確認しておくと安心です。
増刷時の色とデータ管理を確認する
色については、完全に同じ色になるとまでは言い切れません。紙、印刷環境、データの状態によって見え方が変わることがあります。ただし、BATON PRINTではプロのデザイナーが色やデータを確認し、できるだけ近い色を出せるように努めています。
データがない場合の進め方を確認する
データがない場合も、先に相談しておくと進めやすくなります。デザイン制作、データ作成、現物からの再現印刷に対応できるため、古い名刺しか残っていない場合でも相談できます。
現物から再現する場合は、まずロゴデータの有無を確認します。ロゴデータがない場合は、現物をスキャンできるか、または現物を送れるかを確認します。再現したい範囲、色の近づけ方、用紙の種類も先に整理しておくと、確認が進めやすくなります。名刺以外に、ショップカードなど各種カードを同じ色やデータでそろえたい場合も相談できます。
詳しくは、「名刺・ショップカードのデータ再現印刷について」をご参照ください。
まとめ
社員の名刺発注は、会社の人数と確認の流れに合わせて選ぶことが大切です。少人数ならメール、複数人をまとめるならExcel、入力漏れを減らしたいならフォーム発注が向いています。
30人以上の社員がいる会社や、印刷物の発注が多い会社では、専用システムや専用フォームも選択肢になります。発注方法を決めるときは、費用、納期、色、データ管理、注文後のPDF確認の流れも一緒に確認しましょう。
名刺は小さな印刷物ですが、会社名、部署名、肩書き、連絡先を外部に伝える大切な道具です。
総務担当者が管理しやすい形を作ることで、社員の変更や増刷にも落ち着いて対応しやすくなります。
よくある質問
Q1. 社員の名刺発注はExcelとフォームのどちらが良いですか？
人数が少なく、総務がまとめて管理するならExcelが使いやすいです。各部署や社員本人が入力するなら、フォームの方が入力漏れを減らしやすくなります。30人以上の社員がいる会社では、専用システムや専用フォームも検討できます。
Q2. メールだけで名刺発注を続けても問題ありませんか？
少人数で発注頻度が少ない場合は、メールでも進めやすいです。ただし、人数や部署が増えると、最新版の確認が難しくなります。件名や記入項目をそろえると管理しやすくなります。
Q3. 名刺のデータが手元にない場合も相談できますか？
相談できます。デザイン制作、データ作成、現物からの再現印刷に対応しています。
古い名刺しか残っていない場合は、ロゴデータの有無や現物を送れるかを先に確認すると進めやすくなります。
Q4. 増刷したときに色はそろいますか？
完全一致とは言い切れません。紙や印刷環境によって見え方が変わることがあります。BATON PRINTでは直近3回分ほどの色見本を現物で保管しており、デザイナーが色やデータを確認し、できるだけ近い色を出せるように努めています。
Q5. 少部数でも発注できますか？
小ロット、少部数にも対応しています。必要な社員分だけ作りたい場合や、部署ごとに少しずつ発注したい場合も相談できます。紙の種類も、上質紙、特殊紙、環境配慮紙などから確認できます。
取り扱い用紙一覧でご確認ください。
「どんな紙を選べばいいか分からない」という方は、こちらの記事も参考にしてください。
[印刷用紙の厚さの選び方：連量、米坪量、四六判、菊判について]
Q6. 注文後に名刺の内容を確認できますか？
BATON PRINTでは、フォームでもExcelでも、ご注文後にPDFの印刷データをご確認いただきます。氏名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの表記と、名刺全体の仕上がりを印刷前に確認できます。
会社に合う名刺発注の方法を相談する
社員の名刺発注方法で迷っている場合は、現在の管理方法と発注人数をお知らせください。Excel、メール、専用システム、申込フォームなど、貴社の進め方に合わせて相談できます。見積もり前でも、データの有無や発注の流れから確認できます。