目次
社員の名刺をまとめて発注するときは、最初に社員情報、名刺の仕様、納期を整理することが大切です。
先に社内ルールを決めておくと、確認の戻りを減らせます。
名刺データがない場合でも、現物や社員情報から進められる場合があります。
担当者は、発注後の増刷や異動にも対応できる管理方法を選ぶと安心です。
社員の名刺をまとめて発注するときは、最初の整理が大切
一括発注で最初に行うことは、印刷会社へ渡す情報をそろえることです。
情報がそろっていると、確認の手間を減らせます。
まずは社員情報の一覧を作るのがおすすめです。
発注前に社員情報をそろえる
名刺に入れる情報は、先に一覧化します。
氏名、部署名、役職、電話番号、メールアドレス、会社住所などです。
英字表記がある場合は、ローマ字のつづりも確認しておきます。
氏名は、姓名の間にスペースを入れるかどうかを決めます。
入れる場合は、半角スペースにするか、全角スペースにするかも統一します。
同じ会社の名刺で表記が混ざると、見え方に差が出ます。
漢字の確認も重要です。
特に、旧漢字や異体字は間違いが起きやすい項目です。
社員本人が使っている漢字と、会社の登録情報の漢字が違う場合もあります。
名刺では、本人確認を取ると安心です。
また、パソコンによって表示されない漢字がある場合もあります。
その場合は、印刷用データで正しく表示できるかを事前に確認します。
必要に応じて、本人から正しい文字の見本をもらうと進めやすくなります。
特に間違いやすいのは、氏名、役職名、部署名、メールアドレスです。
表記をそろえたあと、社員本人に確認してもらうと安心です。
表計算で管理する場合は、1人を1行にすると確認しやすくなります。
役職や部署名の表記ルールを決める
役職や部署名については、先に社内の表記ルールを決めておきましょう。
同じ部署で表記が混ざると後から修正の手間が増えるため、
肩書きの順番まで固定しておくとスムーズです。
たとえば、会社名、部署名、役職名、氏名の順番を固定します。
英語表記を入れる場合は、大文字と小文字の使い方もそろえます。
表記ルールが決まっていると、名刺ごとの見え方を整えやすくなります。
英語表記の具体的な書き方については、以下の記事も参考にしてください。
【完全ガイド】名刺の英語表記｜役職・住所から会社名まで一覧で解説
名刺データがない場合も、現物や情報から進められる
名刺データが手元になくても、発注できる場合があります。
前回の印刷データ、現物の名刺、社員情報の一覧があるかを確認します。
完全に同じ再現が必要な場合は、まず現物をもとに早めに相談するとスムーズです。
前回データがある場合
前回の名刺データがある場合は、そのデータを基準に進めます。
名前や役職だけを差し替えればよい場合もあります。
ただし、古いデータは内容の更新漏れに注意が必要です。
印刷会社に渡す前に、会社情報が最新かを確認します。
住所、代表番号、WebサイトのURL、メールのドメイン変更は見落としやすい項目です。
古い情報のまま印刷すると、作り直しが発生するリスクがあります。
現物しかない場合
現物の名刺しかない場合でも再現印刷は可能ですが、紙の種類や色、
文字の太さまで忠実に近づけるには事前の確認が必要です。
そのため、色味や紙の質感までしっかりと合わせたい場合は、
写真ではなく現物をお送りいただくことをおすすめします。
撮影する場合は、正面から撮るのがおすすめです。
影が入らない明るい場所で、名刺の四隅が見えるように撮ります。
サイズや余白も確認しやすくなります。
また、現物をお送りいただく場合は、現在の名刺を1枚送れば足りるか、
複数枚必要かを事前に確認します。裏面違い、役職違い、紙違いがある場合は、
追加の現物が必要になることもあります。
BATON PRINTでは、現物からの再現印刷はもちろん、
スマホの写真やスキャンデータからのデータ作成・デザイン制作にも対応しています。
プロのデザイナーが色合わせとデータ調整を行うため、手元に完成データがない会社でも安心です。
もし「この画質で大丈夫かな？」「綺麗に撮れているか分からない」と迷われた場合も、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
費用と納期は、仕様と人数で変わる
一括発注の費用と納期は、仕様と人数によって変わります。
紙、色、片面か両面か、データ作成の有無を先に確認します。
必要な日から逆算して、社内確認の日数も見ておくことが大切です。
片面・両面、色数、用紙を確認する
費用を確認する前に、名刺の仕様を整理します。
片面か両面か、モノクロかフルカラーか、どの用紙を使うかを決めます。
用紙は、上質紙、特殊紙、環境配慮紙などから選べます。
BATON PRINTでは、標準仕様の対象範囲であれば、片面・両面・モノクロ・フルカラーが用紙代・配送料込みで追加料金なしです。
特殊紙や追加加工がある場合は、別途確認が必要です。
急ぎの場合は希望日から逆算する
急ぎの場合は、希望日から逆算して進めます。
印刷会社側の作業日数だけでなく、社内確認の日数も必要です。
新入社員の入社日や展示会の日程がある場合は、早めの相談が安心です。
BATON PRINTの出荷までの平均日数は3営業日です。
急ぎの場合も、まずは人数、仕様、データの有無を伝えると確認が進めやすくなります。
まとめて発注するなら、色とデータの管理が重要
一括発注では、初回よりも2回目以降の管理が大切です。
社員が増えたとき、部署が変わったときに、すぐ増刷できる状態にしておくと手間を減らせます。
色やデータの管理方法も、発注先を選ぶ基準になります。
増刷時の色ブレを減らす
増刷時の色ブレを減らすには、前回データと用紙の管理が大切です。
同じデザインでも、紙や印刷条件によって色の見え方が変わることがあります。
初回から条件を管理しておくと、見た目の差を抑えやすくなります。
BATON PRINTでは、直近2回分の色見本を現物で保管しています。
そのため、前回どの紙を使ったか、どのような色味だったかを確認しながら進められます。
お電話、メール、お問い合わせからお客様のご希望の方法でご連絡いただければ、過去の発注内容をもとに確認します。
増刷や社員追加の際も、前回の名刺に近い仕様で進められます。
退職・異動・新入社員の変更に備える
人事異動や新入社員の追加に備えるには、過去の発注データと仕様の管理が大切です。
前回の紙、色、デザインデータが確認できると、増刷や追加発注を進めやすくなります。
総務担当者が変わる場合も、過去の履歴が残っていると安心です。
社員の名刺は、一度作って終わりではありません。
入社、異動、昇進、退職のたびに更新が発生します。
そのたびにゼロから確認すると、担当者の負担が増えます。
社員ごとのデータを管理しておくと、差し替える箇所が分かりやすくなります。
前回の発注履歴が残っていれば、同じ紙や同じ仕様で増刷しやすくなります。
BATON PRINTでは、名刺専門の担当者がお客様ごとにつきます。
そのため担当者が変わる場合も、色やデータの引き継ぎについて相談しやすくなります。
前任の方からの引き継ぎが十分でない場合でも、過去の発注履歴や保管している見本をもとに確認できます。
「前回と同じ名刺を追加したい」「どの紙を使っていたか分からない」といった場合も、まずはお問い合わせください。
担当者の手間を減らす発注方法を選ぶ
一括発注では、品質だけでなく発注のしやすさも重要です。
会社ごとの管理方法に合わせられると、社内の作業を減らせます。
今の運用に近い形で発注できるかを確認すると安心です。
表計算やメールで管理する
社員数が30-100人規模の会社では、表計算で名刺情報を管理していることがあります。
その場合、社員情報の一覧を使えると、発注を進めやすくなります。
メールでの確認は、履歴が残るため社内共有にも向いています。
ただし、最新版の管理には注意が必要です。
誰が最終確認をしたのかを決めておくと、修正の行き違いを減らせます。
確認者を1人に絞るか、部署ごとに責任者を置くと進めやすくなります。
専用システムや申込フォームを使う
社員数が増えてくると、専用システムや申込フォームの方が合う場合もあります。
社員本人が入力し、担当者が確認する流れにすると、確認の負担を分けられます。
部署ごとの承認が必要な会社にも向いています。
最初に運用を決めておくと、初回だけでなく増刷時も進めやすくなります。
BATON PRINTでは、表計算、メール、お電話など、顧客のやり方に合わせた発注・管理に対応しています。複数名の名刺作成や大量発注については、法人様向け名刺作成・印刷サービスの流れもご確認ください。
よくある質問
Q1. 社員の名刺をまとめて発注すると、費用は安くなりますか？
まとめて発注した場合の価格は、数量、仕様、注文方法によって変わります。
一律に安くなるとは断言できないため、人数と仕様をもとに見積もりを確認するのが安全です。
BATON PRINTでは、標準仕様の対象範囲であれば、片面・両面・モノクロ・フルカラーが用紙代・配送料込みで追加料金なしです。
Q2. 名刺データがなく、現物しかありません。発注できますか？
現物からの再現印刷に対応できる場合があります。
BATON PRINTでは、スマホで撮った写真やスキャンデータからでも相談できます。
ただし、文字や色を正しく確認するには、できるだけ鮮明な画像が必要です。
色や紙の質感まで近づけたい場合は、現物確認もおすすめです。
Q3. 現物は1枚だけ送ればよいですか？
共通デザインを確認するだけなら、1枚で相談できる場合があります。
ただし、裏面違い、役職違い、紙違いがある場合は、複数枚の確認が必要になることもあります。
どの現物を送ればよいか、送料や送付方法と合わせて事前に確認すると安心です。
Q4. 少ない人数分だけでも発注できますか？
小ロット、少部数でも相談できます。
新入社員1人分、部署異動の数名分など、必要な分だけ発注したい場合にも向いています。
紙や仕様によって条件が変わるため、事前確認が必要です。
Q5. 前回と同じ色で増刷できますか？
他社で作成された名刺からの切り替えの場合
印刷機やインクの種類が異なるため、完全に同じ色を再現することは難しいのが実情です。現物の名刺をお送りいただければ、プロのデザイナーが可能な限り元の色味に近づけるよう、丁寧にデータ調整を行います。
BATON PRINTで前回もご注文いただいている場合
前回のデータや用紙の履歴を弊社で保管しているため、基準となる色をしっかりと合わせて印刷いたします。ただし、印刷はとても繊細なため、その日の気温や湿度などによってインクの発色がわずかに変化することがございます。100%の完全一致をお約束するのは難しいのですが、できる限り前回の仕上がりに近づくよう、プロの目でしっかりと確認・調整をしてお届けします。
Q6. 急ぎで社員全員分の名刺が必要です。対応できますか？
印刷データがあれば平均3営業日で出荷できます。
一括発注では社員情報の確認にも時間がかかるため、人数、仕様、希望日を早めに伝えると進めやすくなります。
社員名刺の一括発注は、管理方法から相談できます
社員の名刺をまとめて発注したい場合は、まず現在の管理方法と必要人数をお知らせください。
BATON PRINTでは、面倒なシステム導入は一切不要です。現在お使いの社員リスト（ExcelやCSVなど）をそのまま活用し、貴社にとって最も負担の少ない進め方をご提案します。
社員の名刺発注は、印刷会社を単なる「発注先」として見るだけでは足りません。社員情報、名刺データ、色、紙、納期までを一緒に管理できるパートナーを選ぶことが大切です。
担当者の手間を大幅に減らしながら、会社として名刺の見え方を美しくそろえられる体制を作りましょう。
「今のリストのままで発注できる？」「まずは見積もりが欲しい」といった段階でも大歓迎です。ぜひお気軽にご相談ください。
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