この記事では、名刺の作成・発注でよくある失敗例と、その防ぎ方、印刷前の確認ポイントをご紹介します。
氏名の漢字や電話番号の間違い、住所・役職の更新漏れ、生成AIで作った名刺の文字崩れなど、名刺にはさまざまな失敗があります。印刷後に間違いが見つかると、再印刷が必要になり、費用だけでなく時間や手間もかかります。
こうした失敗を防ぐには、正しい情報を用意し、発注内容を丁寧に確認することが大切です。複数社員分を発注する際の注意点や、すぐに使えるチェックリストも掲載しています。
名刺の作成・発注でよくある失敗とは？
名刺には文字が小さく読みにくいといった仕上がり面の失敗もあります。加えて注意したいのが、氏名や連絡先のわずかな違い、古い情報の使い回しです。
氏名の漢字が違う｜旧字体・異体字の間違い
旧字体とは「國」と「国」のように、昔から使われてきた漢字の形のことです。一方、異体字とは「髙」と「高」、「﨑」と「崎」のように、同じ漢字でも形が異なる文字を指します。
見た目は似ていても、本人が使う正式な漢字とは異なる場合があります。社員名簿からコピーする際などに文字が置き換わっていないか、名刺を使う本人の表記と照らし合わせると安心です。
電話番号やメールアドレスが1文字違う
携帯電話番号が1桁違う、メールアドレスの文字や記号が間違っているなど、見た目では気づきにくい失敗があります。特に「_（アンダーバー）」と「-（ハイフン）」の違いや、「.（ドット）」の抜けには注意が必要です。
連絡が届かなくなるおそれがあるため、電話番号は1桁ずつ、メールアドレスは正しい登録情報と照らし合わせて確認すると安心です。
住所・部署名・役職が古いままになっている
会社の移転、部署異動、昇進のあとに以前の名刺データをそのまま使うと、古い情報で印刷してしまう場合があります。「前回と同じ」で注文するときも、住所・郵便番号・所属・肩書きに変更がないか確認しましょう。
英語表記やQRコードの確認を忘れる
部署名や役職の英語表記が社員ごとに統一されていない例もあります。また、QRコードは見た目だけではリンク先の正しさを判断できません。印刷前に実際に読み取り、目的のページが開くかを確かめます。
生成AIで作った名刺の文字やサイズが違う
生成AIを使えば、自分のイメージに近い名刺を手軽にデザインできます。一方で、生成された画像では漢字の形が崩れていたり、電話番号などの文字が意図せず変わっていたりすることがあります。
また、一般的な名刺サイズの91mm×55mmを指定しても、実際のデータがそのサイズになっていない場合もあります。印刷前には、文字の内容だけでなく、仕上がりサイズも確認すると安心です。
関連記事：生成AIで作った名刺を印刷するには？作り方と注意点を解説
複数人分の名刺データを取り違える
複数社員の名刺をまとめて発注する際は、氏名と電話番号の組み合わせがずれたり、古いファイルを選んだりすることがあります。ファイル名だけで判断せず、1人ずつ仕上がりデータの内容を確認することが大切です。
また、社員数が多く、名刺の発注や情報管理の方法に迷う場合は、印刷会社に相談することもできます。BATON PRINTでも、会社の状況に合わせた発注・管理方法をご相談いただけます。
名刺の間違いに印刷後に気づいたらどうなる？
名刺が届いてから、氏名や電話番号の間違いに気づくこともあります。印刷後に間違いが見つかると、再印刷による追加費用や日数が必要になり、発注担当者の確認や連絡の手間も増えてしまいます。
完成した名刺はデータを直すだけでは修正できない
印刷が完了した名刺は、文字だけを修正することができません。誤字などの間違いが見つかった場合は、正しいデータで再印刷する必要があり、再印刷費が発生します。また、印刷会社にデータの修正を依頼する場合は、別途修正費がかかることもあります。
再印刷によって納期や発注業務にも影響する
刷り直しには日数が必要です。営業開始日や展示会など、名刺を使う予定に間に合わない可能性もあります。さらに、情報の再確認、社員への連絡、再発注の手続きが加わります。印刷前の数分の確認が、後の手間を減らすことにつながります。
名刺の間違いは印刷会社が見つけてくれる？
印刷会社が確認できることと、発注者や名刺を使う本人でなければ判断できないことは異なります。
印刷会社だけでは正しい電話番号や氏名を判断できません
電話番号が11桁そろっていても、それが本人の正しい番号かどうかを印刷会社だけで判断することはできません。氏名の旧字体、最新の役職、社内で決めた英語表記なども同様です。
印刷会社では、提供された原稿と印刷データの違いは確認できますが、元の情報そのものが正しいかどうかは判断できません。そのため、発注担当者や名刺を使う本人による確認が重要です。
印刷前の仕上がりデータを確認することが大切
BATON PRINTでは、お客様から印刷データをご入稿いただいた場合も、以前のデータを使って増刷する場合も、印刷前に仕上がりイメージをお送りしています。この段階で、氏名や電話番号、住所などに間違いがないか、もう一度ご確認いただき、ご了承後に印刷を進めます。印刷会社だけでは判断できない情報もあるため、この確認が大切です。
また、注文後に間違いに気づいた場合は、できるだけ早くご連絡ください。BATON PRINTでは電話での相談にも対応しています。印刷の進行状況によって対応できる内容は異なりますが、まずは状況を確認することが大切です。
名刺の発注ミスを防ぐには？印刷前にできること
失敗を減らす基本は、正しい情報を用意し、仕上がりデータと照合することです。
古い名刺の情報をそのまま使わない
新規作成だけでなく増刷でも、住所・部署・役職・連絡先が最新かを確認します。以前のデータは便利ですが、現在も正しいとは限りません。
仕上がりデータと正しい情報を照合する
名刺の見た目を眺めるだけではなく、社員から受け取った原稿や社内の正式な情報と1項目ずつ照らし合わせます。可能であれば名刺を使う本人にも確認してもらい、了承を得てから印刷に進みましょう。
複数社員の名刺は一覧管理と確認担当者の決定が重要
複数人分の名刺を発注する場合は、氏名・部署・役職・連絡先などを一覧で管理しておくと、情報の取り違えや更新漏れを防ぎやすくなります。また、誰が最終確認を行うか決めておくと、確認漏れを減らすことにもつながります。
複数社員の名刺をまとめて発注する際の準備や注意点については、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。
関連記事：社員の名刺をまとめて発注するには？データ管理・費用・納期の確認点
名刺発注前のチェックリスト
印刷を了承する前に、次の項目をひと通り確認しましょう。特に変更があった項目は、以前の名刺ではなく最新の情報を基準にします。
氏名や連絡先などは、印刷会社だけでは正しい情報かどうか判断できません。可能であれば、名刺を使用するご本人にも仕上がりデータをご確認いただくと、より安心です。
本注文前に仕上がりを確認できる「名刺テスト印刷サービス」
名刺は、画面で見る色と実際に印刷した色が異なったり、小さな文字が読みにくかったりすることもあります。
BATON PRINTでは、本注文前に仕上がりを確認できる「名刺テスト印刷サービス」をご用意しています。本番と同じ印刷機・用紙を使い、実際の名刺データを印刷。1,500円（税抜）で用紙を2種類まで選べ、それぞれ5枚ずつお届けします。
色合いや文字の読みやすさ、紙の厚みや手触りなどを実物で確認できるため、新しく名刺を作る場合や、用紙を変更する場合にもおすすめです。
名刺の失敗に関するよくある質問
Q. 名刺の印刷後に誤字が見つかったら修正できますか？
印刷が完了している場合は、データを修正して再印刷する必要があり、再印刷費が発生します。印刷前であれば、進行状況によっては印刷を止められる場合もあります。その場合は、修正したデータを再入稿いただくか、弊社で修正することも可能です（別途修正費がかかります）。間違いに気づいたら、営業時間内であれば、できるだけ早くお電話でご相談ください。
Q. 増刷なら前回のデータをそのまま使っても大丈夫ですか？
BATON PRINTでは、増刷の場合も印刷前に仕上がりイメージをお送りしています。メール等で「同じ名刺を増刷したい」とご連絡いただければ、保管しているデータをもとに版下をお送りします。役職・部署・連絡先などに変更がないかご確認いただき、ご了承後に印刷を進めます。
Q. 名刺を使う本人にも確認してもらった方がよいですか？
可能であれば本人確認が有効です。特に氏名の漢字、携帯電話番号、所属情報は、発注担当者だけでは判断しにくい場合があります。
名刺の作成・発注でお困りの方はご相談ください
名刺の間違いを防ぐには、正しい情報を用意し、印刷前にしっかり確認することが大切です。
BATON PRINTでは、名刺専門の担当者が新規作成から増刷、複数社員分の発注まで対応しています。印刷前には仕上がりデータをお送りし、お客様にご確認いただいてから印刷を進めています。
また、複数人分の名刺を発注する場合は、社員情報を一覧で管理しておくと、情報の更新漏れや取り違えを防ぐことにもつながります。
関連記事：社員の名刺掲載内容をExcelで管理する方法｜担当者が変わっても困らない運用のポイント
名刺の作成や発注方法でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。
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