今の時代、すべての仕事で名刺が必要とは限りません。
ただ、対面の商談や新規取引、取引先への訪問などでは、所属や連絡先をその場で伝える手段として、名刺は今も役割があります。
大切なのは、名刺を豪華にすることではありません。会社として使うのであれば、正しい情報を分かりやすく伝え、基本となるデザインや表記を整えておくことです。 この記事では、名刺が今も使われている理由と、会社の第一印象、Webサイトとの違い、デザインや紙、費用をどこまで考えればよいのかを分かりやすく解説します。
もし渡された名刺が整っていなかったら？
名刺だけで会社や担当者への評価が決まるわけではありません。ただし、初対面で目にするもののひとつとして、印象に関わることがあります。
大きな買い物をするとき、受け取る名刺も印象のひとつになります
例えば、金額の大きな商品やサービスを購入するときを考えてみます。
自動車を購入するために販売店を訪れ、担当者から名刺を受け取ったとします。その名刺の文字配置が整っていなかったり、印刷がかすれていたりしたら、少し気になる人もいるのではないでしょうか。 もちろん、名刺の状態だけで商品や会社の良し悪しが決まるわけではありません。ただ、相手や会社について判断するときに、名刺も印象をつくる要素のひとつになることがあります。
名刺は会社の見え方を伝えるもののひとつ
名刺には、会社名、氏名、役職、ロゴ、連絡先など、会社や担当者を伝えるための情報が載っています。
名刺だけで会社の評価が決まるわけではありませんが、初対面の相手が目にするもののひとつです。 そのため、情報が読みやすく整理されていることも、会社や担当者の印象を考えるうえで大切です。
今の時代、会社に名刺は必要ですか？
オンラインでの商談やWebサイト、SNSなどが広がり、名刺を使う機会は以前より変化しています。それでも、対面の商談や取引先への訪問、展示会などでは、所属や連絡先をその場で伝える手段として、名刺は今も基本的なツールのひとつです。 すべての仕事で必要とは限りませんが、対面で人と会う機会がある会社では、現在も名刺を用意しておく意味があります。
名刺は「連絡先を書いた紙」だけではありません
名刺では、会社名、氏名、所属、役職、電話番号、メールアドレスなどをその場で相手に伝えられます。
初対面の相手であれば、「どの会社の誰なのか」を確認するためにも使えます。
商談後に連絡を取りたい場合や、後から確認したいことが出てきた場合にも、担当者の所属や連絡先が手元に残っていることには意味があります。 また、ビジネスシーンでは挨拶の一部として使われ、相手に自分の所属や立場を伝えるとともに、会社や担当者の印象に関わることもあります。
名刺を整えるとは？
名刺を整えるときは、デザインより先に、正しい情報が載っているかを確認することが重要です。
まず確認したいのは掲載情報です
会社名、氏名、役職、住所、電話番号、メールアドレス、Webサイトなどは、現在の情報になっているでしょうか。
会社設立時から同じ名刺を使っている場合は、住所やURL、役職などが今も正しいか確認しましょう。 QRコードを載せている場合は、現在も正しいページにつながるか確認します。
正しい情報を読みやすく伝える
情報が正しくても、文字が小さすぎたり、多くの情報を詰め込みすぎたりすると読みづらくなります。
・情報を正しくする
・読みやすくする
・会社として見え方をそろえる
この3つまで含めて、名刺を整えると考えると分かりやすいです。
Webサイトがあれば名刺はいらないのでしょうか？
Webサイトと名刺では役割が違います。Webサイトがあっても、対面した相手に所属や連絡先をその場で伝える手段として、名刺には別の役割があります。ここでは、それぞれの役割の違いを詳しく見ていきます。
名刺は「誰と会ったのか」を手元に残せる
名刺は、対面した相手に「誰なのか」「どの会社なのか」「どこへ連絡すればよいのか」をその場で渡せます。 商談が終わったあとにも、担当者の氏名や所属を確認できます。
Webサイトは会社やサービスを詳しく知ってもらう場所
Webサイトでは、会社概要、サービス内容、事例など、名刺には載せきれない情報を詳しく伝えられます。 名刺は人との接点、Webサイトはより詳しい情報を知ってもらう場所として、役割を分けて考えることができます。
役割に合わせてQRコードの案内先を変える方法もある
名刺からWebサイトへつなぐ場合も、すべての社員が会社のトップページへ案内する必要はありません。
例えば、採用担当者なら採用ページ、営業担当者ならサービス紹介ページなど、役割に合わせて案内先を変える方法もあります。 会社として基本のデザインをそろえながら、使う人に合わせて情報を調整することができます。
会社の名刺は価格だけで選んでよいのでしょうか？
価格を重視する選び方もあります。ただし、会社で使う名刺は、価格だけでなく、継続して使いやすいかも確認しておきたいところです。
継続して使うなら、増刷や変更への対応も確認する
名刺を多く使う場合や、仕様がすでに決まっている場合など、価格を重視して印刷会社を選ぶこともあります。
一方で、会社として継続して使う名刺では、社員を追加するときにも同じ基準で作れるか、変更が必要になったときに対応しやすいかも大切なポイントです。
自社が名刺に何を求めるのかによって、印刷会社を選ぶ基準も変わります。 ネットプリントの価格や仕組みについては、詳しくはこちらの記事で紹介しています。
ネットプリントが早い・安い理由｜印刷で失敗しない会社選びのポイント
紙は、会社の考え方や用途に合わせて選べます
名刺の紙は、高価であればよいというものではありません。
文字の読みやすさや紙の厚さ、手触りなどに加えて、会社としてどのような印象や考え方を伝えたいかで選ぶこともできます。
例えば、環境への取り組みを大切にしている会社であれば、再生紙や植物由来の素材を活用したアップサイクル紙を名刺に使う方法もあります。 BATON PRINTでは、一般的な用紙や高級紙に加えて、廃棄されるはずだった素材や副産物を活用したアップサイクル用紙も取り扱っています。会社が大切にしている考え方や取り組みに合わせて、紙を選ぶことができます。
印刷品質も確認しておきたいポイントです
法人名刺では、文字やロゴが読みやすく印刷され、かすれやズレのない仕上がりであることも重要です。 また、会社として継続して使う場合は、増刷したときにも一定の品質で作れるかを確認することが大切です。
名刺は必要な枚数だけ用意する考え方もあります
社員全員に同じ枚数の名刺を用意する必要はありません。
名刺交換が多い営業担当者は多め、使用機会が少ない部署は少なめなど、役割や使用頻度に合わせて枚数を考える方法があります。 BATON PRINTでは小ロットにも対応しているため、部署や社員ごとにロット数を変えることも可能です。
会社の名刺にデザインのルールは必要？
社員ごとに氏名や役職は異なりますが、会社として基本となるデザインや表記のルールを決めておくことには意味があります。
会社として基本となるデザインと表記を決める
例えば、会社名やロゴの見せ方、文字の使い方、役職表記、英語表記などです。
こうした基本ルールが決まっていれば、社員ごとに掲載情報が異なっても、会社として統一した見え方にしやすくなります。 一方、ルールが決まっていない場合は、使用するデータや表記に違いが生まれる可能性があります。
役割に応じて掲載する情報を調整できます
会社として基本となるデザインや表記をそろえたうえで、社員の役割に応じて掲載する情報を変えることもできます。
例えば、携帯電話番号や担当サービス、勤務する拠点など、仕事上必要な情報は社員によって異なる場合があります。 会社としての基本を保ちながら、それぞれの仕事に必要な情報を載せる考え方です。
会社の名刺は「豪華にする」のではなく「整える」
会社の名刺に、必要以上の手間や費用をかける必要はありません。
一方で、会社として使う以上、次の点は確認したいポイントです。
- 情報は正しいか
- 相手が読みやすいか
- 会社名やロゴ、役職などの表記ルールがそろっているか
- 紙は会社の考え方や用途に合っているか
- 文字やロゴがきれいに印刷されているか
また、会社の状況が変わったときは、名刺を見直すタイミングでもあります。
例えば、会社設立時から同じ名刺を使っている、社員が増えてきた、Webサイトやロゴを新しくした、社員によって使っている名刺データが違う、といった場合です。
このようなタイミングは、自社の名刺が現在の会社に合っているかを考えるきっかけにもなります。 名刺のデザインを一から作り直すだけでなく、基本となるテンプレートを使いながら、会社に合わせて整える方法もあります。
詳しくは「名刺デザインテンプレートの選び方」の記事で紹介しています。
正しい情報を読みやすく載せ、会社として基本のデザインや表記を整える。そのうえで、用途に合った紙や必要な枚数を選ぶことが、会社の名刺を考えるうえで大切です。
名刺やデザインのご相談はBATON PRINTへ
BATON PRINTでは、現在使っている名刺を見ながら、「このまま使ってよいか」「デザインを少し整えたい」「どの紙が会社に合うか」といった相談にも対応しています。
名刺専門の担当者であるプロのデザイナーが、相談からデータ調整、色合わせまで担当します。
20年以上の実績があり、500社以上との取引があります。
印刷から断裁まで自社で行い、増刷時には直近2回分の名刺を現物の色見本として保管しています。
また、標準仕様では片面・両面、モノクロ・フルカラーによる追加料金はなく、用紙代・配送料も料金に含まれています。 名刺を作り直すことが決まっていない段階でも、「今の名刺が会社に合っているか気になる」というところからご相談いただけます。
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よくある質問
Q. Webサイトがある会社でも名刺は必要ですか？
すべての会社や仕事で必要とは限りません。ただし、対面の商談や取引先への訪問がある場合は、所属や連絡先をその場で渡せる手段として名刺が使われています。
Webサイトは会社やサービスを詳しく伝えるもの、名刺は対面した相手に自分の所属や連絡先を伝えるものとして、それぞれ役割が異なります。
Q. 名刺の紙はどのように選べばよいですか？
価格だけで決めるのではなく、文字の読みやすさや紙の厚さ、手触り、会社が大切にしている考え方などに合わせて選ぶことができます。環境への取り組みを伝えたい場合は、再生紙やアップサイクル紙を選ぶ方法もあります。
Q. 社員全員の名刺を同じデザインにする必要がありますか？
全員の名刺を完全に同じ仕様にする必要はありません。会社名やロゴの見せ方、文字、役職表記など、会社として基本となるデザインや表記のルールを決めたうえで、役割に応じて掲載する情報を調整できます。
Q. 社員全員に同じ枚数の名刺を作る必要がありますか？
全員が同じ枚数でなくても問題ありません。社員によって名刺の使用量が違うため、それぞれの消費ペースに合わせて必要な分だけをご用意（印刷）される企業様も多くいらっしゃいます。